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研究生因公出国(境)申请、出/回国手续办理、报销及资助申请流程
来源:杭州师范大学 研究生处 作者:王鑫 时间:2019-12-24

一、出国(境)申请

1、网上填表申请。登陆杭州师范大学研究生教育管理信息系统填写“临时出国(境)申请”(出访时间请严格按照邀请信填写,如邀请信为非英语语种书写,必须附上导师签名认定的中文翻译件),填写完整后从系统中导出申请表并打印(一式三份)。

2、线下签字审核。(1)导师、所在学科和学院、研究生院签署是否同意出国(境)以及给予多少经费资助的意见并盖章(原件表格须三份);(2)由计财处对经费进行审核并签字盖章;(3)交国际处审核并签字盖章。(审核程序结束后申请表一份交国际处,一份交研究生院,一份个人留存)

3、网上提交确认。将完成以上审核并签字盖章的申请表扫描件或照片合成一个文件上传至研究生管理系统(出国境参加国际会议的还应提交做口头报告或海报及会议日程,参加国际学科竞赛的应提供竞赛的资质证明及竞赛安排)并确认网上各项申请信息的准确性,点击提交,完成申请。

4、院校网上审核。学生所在学院、研究生院、国际处对完成网上申请的学生进行审核确认。

5、网上信息公示。研究生院对完成各项出国(境)申请手续办理的学生名单和相关信息在研究生院网站上进行公示,无异议后可办理后续手续。

二、/回国(境)手续办理

6、出国(境)材料上传。出国一周内将“出国机票或电子行程单”、“护照出国记录页”的扫描件或照片上传至研究生管理系统的资料上传栏目。

7、回国(境)材料上传。回国一周内将“回国机票或电子行程单”、“护照出国记录页”的扫描件或照片上传至研究生管理系统的资料上传栏目。

8、回国总结填写。回国一周内完成研究生管理系统内回国总结的填写和相关资料上传。

9、如因出国(境)需申请休学的,需办理学籍异动手续。

三、报销及资助申请

10、网上资助申请。在研究生管理系统内检查以上各项手续和资料的完整性,在资助经费发放申请栏目填写申请报销或资助的金额,点击提交。

11、线下材料提交。将电子行程单、护照出入境记录页复印件等材料交学院或研究生院,办理财务报销手续;参加国际会议或学科竞赛需报销签证费、会议注册费及在外住宿费等的,还需提交相应发票;学科或学院除根据《杭州师范大学研究生国际合作与交流管理办法》(杭师大研【2019】7号)文件规定的资助标准外对学生有额外资助的,需提供学院资助的文件或会议纪要。

12、负责经费报销的工作人员在财务网上生成报销单,由经费负责签字后将材料交计财处,计财处直接将经费发放至学生交通银行卡中。

四、其他事项

13、实际未出国(境)。如学生已在网上完成了出国(境)申请,且院校均已审核通过,但实际未出国(境)的,请在“回国资料上传”中填写实际未出国(境),未填写的将视作诚信问题,记入个人诚信档案。

14、出国(境)后时间变更。若因学习、研究等需要确需延长出国(境)时间的,请办理延长出国(境)时间手续。手续办理程序:在派出时间到期前一个月登陆研究生管理系统填写国外状态变更——延期回国,并上传所需材料:延期申请表、国外导师邀请延长函(须附经济资助证明),由国内导师及所在学院同意,并明确延长期间是否给予经费资助,研究生院审核通过。提前回国申请流程同上。


出国出境

研究生因公出国(境)申请、出/回国手续办理、报销及资助申请流程

王鑫 · 2019-12-24

一、出国(境)申请

1、网上填表申请。登陆杭州师范大学研究生教育管理信息系统填写“临时出国(境)申请”(出访时间请严格按照邀请信填写,如邀请信为非英语语种书写,必须附上导师签名认定的中文翻译件),填写完整后从系统中导出申请表并打印(一式三份)。

2、线下签字审核。(1)导师、所在学科和学院、研究生院签署是否同意出国(境)以及给予多少经费资助的意见并盖章(原件表格须三份);(2)由计财处对经费进行审核并签字盖章;(3)交国际处审核并签字盖章。(审核程序结束后申请表一份交国际处,一份交研究生院,一份个人留存)

3、网上提交确认。将完成以上审核并签字盖章的申请表扫描件或照片合成一个文件上传至研究生管理系统(出国境参加国际会议的还应提交做口头报告或海报及会议日程,参加国际学科竞赛的应提供竞赛的资质证明及竞赛安排)并确认网上各项申请信息的准确性,点击提交,完成申请。

4、院校网上审核。学生所在学院、研究生院、国际处对完成网上申请的学生进行审核确认。

5、网上信息公示。研究生院对完成各项出国(境)申请手续办理的学生名单和相关信息在研究生院网站上进行公示,无异议后可办理后续手续。

二、/回国(境)手续办理

6、出国(境)材料上传。出国一周内将“出国机票或电子行程单”、“护照出国记录页”的扫描件或照片上传至研究生管理系统的资料上传栏目。

7、回国(境)材料上传。回国一周内将“回国机票或电子行程单”、“护照出国记录页”的扫描件或照片上传至研究生管理系统的资料上传栏目。

8、回国总结填写。回国一周内完成研究生管理系统内回国总结的填写和相关资料上传。

9、如因出国(境)需申请休学的,需办理学籍异动手续。

三、报销及资助申请

10、网上资助申请。在研究生管理系统内检查以上各项手续和资料的完整性,在资助经费发放申请栏目填写申请报销或资助的金额,点击提交。

11、线下材料提交。将电子行程单、护照出入境记录页复印件等材料交学院或研究生院,办理财务报销手续;参加国际会议或学科竞赛需报销签证费、会议注册费及在外住宿费等的,还需提交相应发票;学科或学院除根据《杭州师范大学研究生国际合作与交流管理办法》(杭师大研【2019】7号)文件规定的资助标准外对学生有额外资助的,需提供学院资助的文件或会议纪要。

12、负责经费报销的工作人员在财务网上生成报销单,由经费负责签字后将材料交计财处,计财处直接将经费发放至学生交通银行卡中。

四、其他事项

13、实际未出国(境)。如学生已在网上完成了出国(境)申请,且院校均已审核通过,但实际未出国(境)的,请在“回国资料上传”中填写实际未出国(境),未填写的将视作诚信问题,记入个人诚信档案。

14、出国(境)后时间变更。若因学习、研究等需要确需延长出国(境)时间的,请办理延长出国(境)时间手续。手续办理程序:在派出时间到期前一个月登陆研究生管理系统填写国外状态变更——延期回国,并上传所需材料:延期申请表、国外导师邀请延长函(须附经济资助证明),由国内导师及所在学院同意,并明确延长期间是否给予经费资助,研究生院审核通过。提前回国申请流程同上。