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出国境办理及报销流程
来源:杭州师范大学 研究生处 作者:潘晓英 时间:2019-08-04

1、填表:请登陆杭州师范大学研究生教育管理信息系统填写“临时出国(境)申请”(出访时间请严格按照邀请信填写),填写完整后导出打印表格,由导师、学院研究生科、学院党政等签署意见、盖章(原件表格须三份)。

2、其他材料:除因公出国境申请表,还需准备官方正式签名的邀请信(复印件即可,如邀请信为非英语语种书写,必须附上导师签名认定的中文翻译件)。

3、审核:将上述纸质材料备齐,交导师和学院审核。纸质表格由导师和学院签字盖章,学院网上审核通过并留存纸质申请材料。学院网上审核通过后,即可办理后续手续。为确保记录准确,研究生院将在出访当月进行网上审核。网上申请一旦审核通过,出访时间将无法自行更改;如晚于申请表上所填写的月份出行,请联系研究生院以便及时修改信息。如因签证等原因没有最终出行请办理“实际未出国”,见“二、其他注意事项”。

4、请复印一份申请表自己留底。

二、其他注意事项

1、出国(境)时间超出学习期限:出国(境)前需先至学院研究生科办理完成延长学习期限手续:登陆杭州师范大学研究生教育管理信息系统,填写并打印“杭州师范大学研究生学籍异动申请表”。在“学籍异动”一栏内选择“异动申请”,异动类型为延长学习年限;填写内容为:延期时间(异动起始截止日期)、异动事由。

2、出国(境)时间(90天以上)有变更:请及时电话通知学院;若不通知,将按原申请时间办理学籍手续(出国申请审核通过后,自动生成学籍异动记录)。

3、延长出国(境)时间(限申请一次):若因学习、研究需要确需延长出国(境)时间,请办理延长出国(境)时间手续。手续办理程序:在派出时间到期前一个月登陆系统填写国外状态变更——延期回国,并上传所需材料:延期申请表、国外导师邀请延长函(须附经济资助证明),由国内导师及所在学院同意,研究生院审核通过。提前回国申请流程同上。

4、实际未出国:如已填写出国申请、学院(系)及研究生院均已审核通过但实际未出国,请在“回国资料上传”中填写实际未出国,并附上未出国证明至学院审核,网上通过。

三、返校手续

1、返校后,请及时办理返校手续,否则无法做学籍恢复处理,以致影响培养各环节完成,不能毕业。

2、返校手续办理程序:填写“回国资料上传”。“护照出国回国日期”填护照上盖章的出入境时间;并将总结、报告、照片、护照出入境记录盖章页扫描件等制成一个pdf文件后上传到系统。网上填写并打印,本人持申请表及护照等材料至学院办理入境复学手续,学院网上审核通过并留存纸质材料。

3、研究生院网上审核通过后,需办理学籍异动或学院报到注册。


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出国境办理及报销流程

潘晓英 · 2019-08-04

1、填表:请登陆杭州师范大学研究生教育管理信息系统填写“临时出国(境)申请”(出访时间请严格按照邀请信填写),填写完整后导出打印表格,由导师、学院研究生科、学院党政等签署意见、盖章(原件表格须三份)。

2、其他材料:除因公出国境申请表,还需准备官方正式签名的邀请信(复印件即可,如邀请信为非英语语种书写,必须附上导师签名认定的中文翻译件)。

3、审核:将上述纸质材料备齐,交导师和学院审核。纸质表格由导师和学院签字盖章,学院网上审核通过并留存纸质申请材料。学院网上审核通过后,即可办理后续手续。为确保记录准确,研究生院将在出访当月进行网上审核。网上申请一旦审核通过,出访时间将无法自行更改;如晚于申请表上所填写的月份出行,请联系研究生院以便及时修改信息。如因签证等原因没有最终出行请办理“实际未出国”,见“二、其他注意事项”。

4、请复印一份申请表自己留底。

二、其他注意事项

1、出国(境)时间超出学习期限:出国(境)前需先至学院研究生科办理完成延长学习期限手续:登陆杭州师范大学研究生教育管理信息系统,填写并打印“杭州师范大学研究生学籍异动申请表”。在“学籍异动”一栏内选择“异动申请”,异动类型为延长学习年限;填写内容为:延期时间(异动起始截止日期)、异动事由。

2、出国(境)时间(90天以上)有变更:请及时电话通知学院;若不通知,将按原申请时间办理学籍手续(出国申请审核通过后,自动生成学籍异动记录)。

3、延长出国(境)时间(限申请一次):若因学习、研究需要确需延长出国(境)时间,请办理延长出国(境)时间手续。手续办理程序:在派出时间到期前一个月登陆系统填写国外状态变更——延期回国,并上传所需材料:延期申请表、国外导师邀请延长函(须附经济资助证明),由国内导师及所在学院同意,研究生院审核通过。提前回国申请流程同上。

4、实际未出国:如已填写出国申请、学院(系)及研究生院均已审核通过但实际未出国,请在“回国资料上传”中填写实际未出国,并附上未出国证明至学院审核,网上通过。

三、返校手续

1、返校后,请及时办理返校手续,否则无法做学籍恢复处理,以致影响培养各环节完成,不能毕业。

2、返校手续办理程序:填写“回国资料上传”。“护照出国回国日期”填护照上盖章的出入境时间;并将总结、报告、照片、护照出入境记录盖章页扫描件等制成一个pdf文件后上传到系统。网上填写并打印,本人持申请表及护照等材料至学院办理入境复学手续,学院网上审核通过并留存纸质材料。

3、研究生院网上审核通过后,需办理学籍异动或学院报到注册。